Der heutige Artikel ergänzt unseren Artikel „Was zeichnet einen guten Notar aus ?“ um handfeste Insidertipps von Immobilienprofi Alexander Korte. Als Bauträger geht Korte etwa 50 Mal, als Makler und Käufer rund 20 Mal im Jahr zum Notar. Seine Erfahrung ist, dass keinesfalls alle Notare gleich sind, wie wir in unserem Artikel „Was zeichnet einen guten Notars aus?“ vom 22. März 2016 ausgesagt hatten. Alexander Korte vergleicht Notare anhand Ihres Wissenstandes, Verhandlungs- und Erklärungsgeschicks, Ihres Personals, Ihren Büros und deren Ausstattung und sogar anhand ihrer Kleidung mit denjenigen – welche im weiteren Verlauf noch anhand treffender Anekdoten ein Gesicht bekommen werden – die nicht mit den Top-Notaren mithalten können.

Aber entscheiden Sie selbst.

In seiner Beschreibung des „Notars als solchem“ stellt Korte zunächst heraus, dass nur die besten Juraabsolventen eines Jahrgangs überhaupt Notare werden dürfen. Ein Schritt auf ihrem Weg zum Notardasein ist die Tätigkeit als Notarvertreter. Wenn der zukünftige Notar also schon in seiner Zeit als Rechtsanwalt und Notarvertreter in einer Kanzlei mit Immobilienschwerpunkt gearbeitet hat, ist der Wissensvorsprung massiv. Gerade für Bauträger können diese Erfahrung und der Wissensvorsprung überlebenswichtig sein.

Fachwissen ist Trumpf, da sich die Rechtssprechung zum Thema Immobilien ständig ändert

In allen Bundesländern, die die Mischung Rechtsanwalt/Notar zulassen, so wie zum Beispiel Berlin und Hamburg, hat man das Problem, dass ein Notar evtl. zu 90 Prozent als Anwalt tätig ist und somit seine Fortbildung in Sachen Notariat und Immobilien etwas schleifen lässt. Wo der Notar seine persönlichen Schwerpunkte setzt und seine Erfahrungen gewinnen konnte, bleibt nämlich ihm überlassen, Notar ist erst einmal Notar. Die Empfehlung von Korte heißt deshalb: Arbeiten Sie mit einem Notar, der zu 100 Prozent als Notar arbeitet. Suchen Sie sich einen Notar, der einen Immobilienschwerpunkt hat, wenn möglich auch in eine Kanzlei eingebunden ist, die ebenfalls immobilienlastig ist. So kann der Notar in schwierigen Fällen auch immer seine Kollegen zurate ziehen.

Es ergeben sich aber weitere Probleme.

Wenn ein Notar sein Geld zu 90 Prozent als Rechtsanwalt und nur zu 10 Prozent als Notar verdient, hat dies aber auch Auswirkungen auf die personelle Ausstattung und das Know-how der Angestellten, denn höchstwahrscheinlich hat dieser 10 %-Notar auch keine Vollzeit-Notariatsfachangestellte, die die Aufgaben routiniert und schnell erledigt. „Ich hatte mal einen dringenden Fall und dann sagte mir die Anwaltsgehilfin des Notars, dass die Notariatsfachangestellte immer nur Freitagvormittag da sei, und ich jetzt eben leider warten müsste. So was passiert mir nur einmal.”, erläutert Korte das Problem an dieser Konstellation aus eigener Erfahrung. Wie die Kanzlei personell aufgestellt ist, ist also sehr wichtig.

Drei Notare pro Kanzlei hält Immobilienprofi Korte für das Minimum. „Alle anderen können mich nicht rund ums Jahr bedienen. Und bei Fragen hat man mindestens einen der Partner zur Hand und muss nicht warten, bis der betreuende Notar nach Stunden in einer Verhandlung zurückruft. Wobei wir schon beim nächsten Thema sind: Schnelligkeit.“

Schnelligkeit ist das A und O

Wenn der Käufer sich erst einmal entschieden hat, sollte es schnell gehen, denn oft sitzen einem andere Käufer – im schlimmsten Fall die eines anderen Maklers – im Nacken. Und letztlich wartet doch keiner gerne.

Um eine Immobilientransaktion erfolgreich abzuwickeln, ist Schnelligkeit gemäß Korte eine der wichtigsten Komponenten.

Alle Beteiligten sollten so zeitnah wie möglich den Grundstückskaufvertragsentwurf erhalten, denn Verkäufer und Käufer möchten den Vertrag normalerweise prüfen und der finanzierenden Bank vorlegen.

Einige Berliner Notare haben sogar einen Vollzeit-Grundbucheinseher, also einen Mitarbeiter, der nur zu den Berliner Amtsgerichten geht, um die Grundakten einzusehen. Das beschleunigt vieles, und im Vergleich zu Käufern, die die Grundakten eben nicht eingesehen, hat man einen Wissenvorsprung. In den Grundakten steht alles, was dem Amtsgericht zu dem Grundstück bekannt ist, außer dem Preis, der wird im Allgemeinen geschwärzt.

Gute und an Erfolg interessierte Makler sollten daher zwei bis drei gute Kanzleien, sowie deren Notariatsfachangestellte kennen. So lässt sich vieles auf dem „kurzen Dienstweg“ lösen und die Zeit bis zum Vertragsentwurf verkürzen.

Die technische Büroausstattung

Der Berliner Immobilienexperte rät dazu, auch die Außenwirkung der Kanzlei und die Arbeitsabläufe unter die Lupe zu nehmen. Wie lange dauert es, bis man eingelassen wird? Ist das Büro barrierefrei? Wie ist die Schalldämmung, sind aus den Verhandlungsräumen Details zu hören? Sind die Kommunikationsformen und Geräte auf dem neusten Stand der Technik?

„Ich kann mich an einen relativ jungen, aber altertümlich wirkenden Notar mit Spitzbart, in Friedrichshain, erinnern. Er hatte mir auf meine Nachfrage, ob er denn keine E-Mails benutzen würde, geantwortet: Nein, das würde Viren bedeuten. Deshalb hatte er zwei Computer, einen mit Internetzugang und einen, der für die Notariatsangelegenheiten genutzt, aber nicht ans Netz angeschlossen sei, sodass er alles abtippen müsse. So wie ich ihn einschätze, hat er das heute noch so… das war dann alles wirklich sehr lahm.“

Korte besteht zudem darauf, Verträge in digitaler Form zu erhalten. Das PDF darf also nicht einfach als Foto gescannt werden, sondern sollte direkt aus der Datei generiert oder mit einem OCR-Scanner gescannt worden sein. Wenn man in Verträgen etwas sucht, was gerade bei Bauträgern oft vorkommt, wird man sonst schnell wahnsinnig. Zudem hat die digitale Version den Vorteil der viel kleineren Dateigröße, und das hat wiederum den Vorteil, dass Kunden die Verträge auf mobilen Endgeräten empfangen und lesen können. „Glauben Sie mir, ich kenne Investoren, die rühren keinen Laptop an und machen alles am Handy, ich bin selbst auch so. Morgens im Café habe ich Zeit und Geduld, aber eben keinen Laptop auf dem Schoss.“ Auch die Downloadgeschwindigkeit ist ein Kriterium, warum Korte nur PDFs versendet, die direkt aus dem Dokument generiert wurden. Wenn der Kunde auf Mallorca weilt, ist es schon ein kleiner Unterschied, ob er die Datei in Sekunden öffnen kann oder eben gar nicht, weil die Datei zu groß ist und er nur eine langsame Internetverbindung hat.

Oft kommt es vor, dass Käufer oder Verkäufer in Begleitung sind, und ein guter Notar bietet ein Leseexemplar des zu verhandelnden Vertrages an, wenn dieser Ausdruck aber 15 Minuten dauert, dann liegen die Nerven blank.

Die Räumlichkeiten und die Lage des Büros

Die technische Ausstattung (und der Wille diese zu nutzen) ist nicht alles, auch die räumlichen Gegebenheiten sind sehr wichtig. Man sollte sich immer klarmachen, dass viele Immobilienkäufer den größten Kauf Ihres Lebens abwickeln. Die kleinste Verunstimmung kann den oft nervösen Kunden zur Umkehr bewegen.

Wo liegt das Notariat? In der Innenstadt, kann der Kunde vorher seinen Berater oder seinen Partner treffen und noch einen Kaffee zu sich nehmen? Gibt es Parkplätze, sodass der Kunde nicht gestresst oder zu spät kommt? Findet man die Klingel gut oder muss man im Hinterhaus den Eingang suchen? Auch ein Lift ist wichtig, den oft sind Käufer oder Verkäufer selbst älter oder in Begleitung Älterer. Wie sieht das „Wartezimmer” aus? Gibt es ordentliche Zeitschriften oder nur die kostenlose Rundschau? Wenn man wartet, welche evtl. datenschutzrelevanten Informationen bekommt man vom Büro, oder schlimmer, aus dem Verhandlungszimmer mit? Findet die Verhandlung in einem separaten großdimensionierten Besprechungszimmer statt oder gibt es einen kleinen Beistelltisch am unaufgeräumten Schreibtisch des Notars, was Korte für unzumutbar hält? Das ist einfach zu intim, zudem verlässt der Notar ja auch schon einmal den Raum und man kann die obenliegenden Dokumente fremder Leute lesen. „Es ist einfach ein sonderbares Gefühl, aber vielleicht bin ich da zu sensibel.“, erläutert Korte.

Man sollte meinen, Notare denken an alles, aber Korte berichtet fast Unglaubliches. Von Druckern, die im Wartezimmer stehen und geheime Vertragsdetails offen legen. Von schlecht isolierten Verhandlungsräumen, die jedes Detail preisgeben und Toilettenanlagen, die als Kulisse für Psychofilme taugen. Oft kann man sich den Notar ja nicht aussuchen, wenn der Käufer „seinen“ Notar haben will, dann könne man oft nichts machen. Aber eigentlich ärgere Korte sich hinterher jedes Mal, wenn er nicht auf die ihm bekannten Top-Notare bestehe.

Ein Notar sollte Standesdünkel und angemessenes Auftreten mitbringen

Ein weiterer wichtiger Punkt aus Kortes Erfahrung hat mit der Kommunikationsfähigkeit und dem Feingefühl von Notaren zu tun. Wie erwähnt sind Kunden, die man als Makler oder Bauträger zum Notar bringt, hochgradig nervös, da in den meisten Fällen der größte Kauf des Lebens bevorsteht. Wirkt in einem solchen Fall der Notar unseriös oder kommuniziert holprig mit dem Kunden, ist das äußerst kontraproduktiv. Daher empfiehlt Korte Notare, die einen gewissen Standesdünkel und damit Seriosität mitbringen und gleichzeitig gewisse Kommunikationsformen wahren, ohne dabei steif zu wirken. Die Scharnierfunktion zwischen dem Willen des Käufers und Verkäufers und dem Grundbuchamt muss seines Erachtens entsprechend mit Wissen und Seriosität gefüllt werden. Bereits die Kleidung ist aussagekräftig und zeigt, ob sich der Notar seiner Funktion ausreichend bewusst ist. Korte bevorzugt gepflegte Notare, die in Schlips und Kragen bei der Sache sind. Auch ein edles Schreibgerät, das zur Unterzeichnung gereicht wird, unterstreicht die Wichtigkeit der Handlungen. Es mag kleinlich wirken, aber Manschettenknöpfe, gute Kunst an ordentlich gestrichenen Wänden, sowie guter Kaffee gehören einfach dazu. Das ist wie in der Kirche: Der Pfarrer kommt ja auch nicht zur Trauung im Sportdress. Eigentlich erwarte Korte bei längeren Verhandlungen auch die Möglichkeit, Essen zu bestellen. Bei Top-Immobilienmaklern wie Zabel bekomme man auch schon mal eine Getränke- und Speisekarte gereicht und bei echten Investmentprofis, die Multimillionendollar-Deals abwickeln, kann man sich während der Verhandlung sogar Essen servieren lassen, berichtet Korte.

Ganz so dick muss es nicht sein, aber guter Kaffee, gute Kekse, ein paar Äpfel und eine Auswahl an ausreichenden Getränken sollte nicht fehlen. Man sollte nicht vergessen, dass sich Verhandlungen oft um Stunden hinziehen, weil man sich nicht einig ist, oder der Dolmetscher dem ausländischen Käufer den Vertrag erklären muss. „Bei einem sehr bekannten Berliner Notar ist mir mal ein Verkäufer aus dem Zimmer gerannt, der Arme war nach stundenlangen ergebnislosen Verhandlungen auch noch von seiner wartenden Ehefrau mit SMS bombardiert worden, wann denn die gemeinsame Urlaubsreise endlich losginge. Er war vollkommen fertig, der Notar hatte Gott sei Dank eine gute Auswahl an Hochprozentigem parat und der Verhandlungspartner war schnell wieder im grünen Bereich. Das zeigt, dass so etwas scheinbar Unwichtiges, wie einen guten Whisky im Büro zu haben, einen Deal retten kann. Im Grunde müssen zwei Menschen zusammengebracht werden, denn dort wo es menschelt, muss man eben auch auf die Bedürfnisse von Menschen eingehen.“ Hierzu nennt Korte ein weiteres Beispiel:

„Wenn die Leute einfach aufstehen und gehen, weil sie ihre Emotionen nicht in den Griff bekommen, ist die Reaktion des neutralen Notars wichtig. Bleibt er gelassen und sagt dem Kunden, seine Bedenken seien verständlich und der Verhandlungsabbruch sei kein Problem, wenn er den Verhandlungspartner auffordert noch einen Tag darüber nachzudenken oder sich mit seinem Partner zu besprechen, dann entspannt sich der Kunde oft, und nach einer kleinen Unterbrechung kann es weitergehen. Wenn der Notar aber Druck macht, oder sich seiner Rolle nicht bewusst ist und gar nicht handelt, kann es sein, dass der Kunde wirklich nach Hause geht und nicht mehr wiederkommt. Viel Arbeit ist dann für den Papierkorb, ist mir aber glücklicherweise noch nicht passiert. Ich habe aber auch schon von meiner Seite aus Verhandlungen unterbrochen, wenn ich das Gefühl hatte, der Kunde will nicht. Und dann bin ich nach zwei oder drei Tagen mit ihm zum Notar gegangen und der Kunde war entspannt, weil er alles noch einmal durchdenken konnte. Er war dann schon mal zum Probesitzen da und kennt die Umgebung und den Notar, und ist deutlich weniger nervös.“

Notare müssen auch sonst die Lufthoheit in ihrem Verhandlungszimmer bewahren, auch das bedarf guter Social Skills. „In einem Fall saß ein Makler einer großen Berliner Bank mit am Tisch. Wir waren bei einem sehr guten Notar bei einer meiner Lieblingskanzleien. Der Notar sagte dann irgendwann zu dem Makler: ‚Wer sind Sie eigentlich?‘ Darauf guckte der Makler etwas perplex und sagte, er sei der Makler. Daraufhin forderte der Notar ihn auf, den Verhandlungsraum zu verlassen. Das war eine harte, aber eben auch notwendige Intervention, denn der Makler war nur auf die Verschriftlichung seiner Provision aus und hat zudem die relativ schwierige Verhandlung gestört, als er seinem Kunden den Abbruch der Verhandlungen nahelegte. Die von mir beratene Käuferpartei hatte, basierend auf tagesfrischen Erkenntnissen (zwei Einheiten waren ohne Genehmigung und Statik verbunden und zu Gewerbe umgewandelt worden), in der Verhandlung einen gerechtfertigten Kaufpreisnachlass geforderten. Die Idee des Verhandlungsabbruchs war vollkommen abwegig, daher war es korrekt und nötig, dass der Notar den Makler rauswarf. Der Deal wurde dann ohne Makler mit einem sichtbar entspannteren Verkäufer geschlossen.”

Die Schreibkünste und kurze Texte

Vertragstexte, so Korte, sollten so kurz wie möglich sein. Ein normaler ETW-Kaufvertrag kommt mit 8-10 Seiten aus. Die Formulierungen sollten einfach und nachvollziehbar gehalten sein. Wirklich ärgerlich sind Textbausteine, die sich offensichtlich nicht auf den Verkaufsgegenstand beziehen und so den unerfahrenen Käufer verwirren, oder noch schlimmer, den käuferseitig hinzugezogenen Berater oder Anwalt zu negativen Äußerungen über die Qualität des Notars veranlassen. Es gibt tatsächlich Notare, die an so was nicht denken und der Meinung sind, die Endformulierung könne ja während der Verhandlung vorgenommen werden. Das ist wirklich ein sehr unprofessionelles Verhalten, kommt aber leider immer wieder vor.

Die Art des Vorlesens

Ein Notar muss in der Verhandlung den Vertragstext vollständig vorlesen, bzw. muss anwesend sein, wenn der Text von einem seiner Vertreter vorgelesen wird. Dieses Vorlesen sollte ernst genommen werden und in einer angemessenen Art geschehen, ein zu schnelles Vorlesen oder Nuscheln ist unseriös und degradiert den Zuhörer zur Staffage. Der Notar signalisiert, dass Zwischenfragen unerwünscht sind. „Als Makler oder Verkäufer unterbreche ich einen Notar auch schon mal und fordere zum langsameren Lesen auf. Ich stelle mich dann vermeintlich doof, und tue so, als ob ich es nicht kapiere. Mir ist aber wichtig, dass sich der Käufer wohlfühlt und ernstgenommen fühlt.“, erläutert Korte die Bedeutung dieses Schrittes.

Für Immobilienmakler, so Korte, sind gute Notare bares Geld wert, zumal sie alle nach derselben Gebührenordnung abrechnen und somit nicht teurer sind als schlechte Notare. Wobei es hier Unterschiede gibt, was ein Notar empfiehlt, denn die Kosten, die durch bestimmte Handlungen oder Formulierungen ausgelöst werden, können die Gebühren auch schon mal verdoppeln. Ob man zum Beispiel eine Reservierungsvereinbarung oder eine Kaufoption wählt, hat auch Auswirkungen auf das Zahlungsdatum der Grunderwerbsteuer. Ein Notaranderkonto zieht ebenfalls keine unbeträchtlichen Kosten nach sich und sollte vom Notar nur dann gewählt werden, wenn wirklich ein schutzwürdiges Interesse besteht. Ein Makler sollte sich also nicht scheuen, seine Kollegen nach einer Empfehlung für einen guten Notar zu fragen. Außerdem sollte ein guter Makler mindestens drei gute Notare kennen – der Vertragsabschluss soll schließlich nicht daran scheitern, dass einer der Notare gerade im Urlaub ist.

Über Alexander Korte

Alexander Korte ist Jahrgang 1972 und war zunächst als Immobilienmakler, später als Berater für Family-Offices tätig und gründete 2010 die AMLT Gruppe, die als Projektentwickler, Bauträger und Bestandshalter in Berlin und Leipzig aktiv ist. Er hat mit seiner ebenfalls in der Immobilienbranche tätigen Frau zwei Kinder und lebt in Berlin.

Sein Immobilienwissen teilt er auf seinen englischsprachigen Blogs www.reberlin.com und www.berlininvestment.com.

Das Ankaufsprofil der AMLT Gruppe finden Sie unter www.amlt.de/ankauf/.